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Reto

 

¿Cómo podríamos mejorar la eficiencia operativa, la trazabilidad y la capacidad de análisis de la gestión de subvenciones públicas de innovación del Ayuntamiento de València —incluyendo la revisión, evaluación de candidaturas y el seguimiento de los proyectos subvencionados— para lograr una gestión más ágil, transparente y orientada a resultados?

Subretos

 

• ¿Cómo podríamos reducir la carga operativa y automatizar la revisión administrativa de los requisitos formales de las candidaturas y proponer, en caso de ser necesario, medidas de subsanación?
  
  

 

• ¿Cómo podríamos ayudar a la comisión evaluadora a analizar el contenido de las candidaturas utilizando criterios previamente definidos, tanto en formato vídeo como en las propuestas técnicas?
  
  

 

• ¿Cómo podríamos ayudar a la comisión evaluadora en la búsqueda de información adicional pública de la red para facilitar una evaluación más contextualizada de las candidaturas?
  
  

• ¿Cómo podríamos automatizar la recolección, integración y presentación de los datos de seguimiento durante los 18 meses posteriores a la concesión, para facilitar la rendición de cuentas y el aprendizaje institucional?
  
  

 

 

Contexto

El Servicio de Innovación del Ayuntamiento de València impulsa la transformación de la ciudad mediante el diseño e implementación de políticas públicas orientadas a la innovación. Una de sus principales herramientas para impulsar la innovación en el territorio es la convocatoria anual de subvenciones para Proyectos Innovadores, dirigidas a entidades que desarrollen proyectos innovadores con impacto positivo en la ciudad.

Estas subvenciones suponen una oportunidad estratégica para validar, implementar y escalar propuestas que mejoren la vida en València. La dotación total suele rondar el millón de euros, distribuidos de 10 a 15 proyectos seleccionados en régimen de concurrencia competitiva. Puedes consultar más información sobre estas subvenciones en este enlace. 

 

El Servicio de Innovación, consciente de que la gestión pública también puede ser motor de innovación, lanza un reto ambicioso con el propósito de, no solo buscar eficiencia administrativa en la gestión de subvenciones, sino también abrir nuevas posibilidades para una política pública más ágil, justa y orientada a impacto.

 

Este reto busca ser el primer paso de un proyecto más amplio: las Smart Grants, un nuevo modelo de gestión pública que pone la tecnología al servicio de las ideas que transforman nuestras ciudades y mejoran la vida de las personas.
 

Problemas identificados

El equipo del Servicio de Innovación del Ayuntamiento de València enfrenta actualmente importantes desafíos en las fases más intensivas del proceso de subvenciones: la revisión administrativa y la evaluación técnica de las candidaturas. La creciente participación y complejidad de las propuestas hace que estas fases consuman una gran cantidad de tiempo y recursos humanos, reduciendo la eficiencia y dificultando el enfoque estratégico del equipo.

 

Desde el cierre de la convocatoria hasta la resolución hay una duración aproximada de 10 meses. Durante este periodo, el equipo del Servicio de Innovación gestiona y evalúa un volumen creciente de candidaturas (alrededor de 180 al año), lo que requiere una carga significativa de trabajo técnico y organizativo.

A continuación se detallan las fases y los problemas identificados:

1. Diseño y lanzamiento
Se redactan las bases legales de la convocatoria y se publican en la sede electrónica del Ayuntamiento. Paralelamente, se activa la difusión a través de los canales oficiales y comunicaciones dirigidas al ecosistema innovador local, nacional e internacional.

2. Recepción de candidaturas
Las entidades interesadas presentan sus candidaturas telemáticamente a través de la sede electrónica del Ayuntamiento, acompañadas de 

• Modelo memoria descriptiva del proyecto. 

• Documento CANVAS de la Innovación del proyecto innovador desarrollado, adjunto al del modelo de solicitud. 

• Declaraciones responsables y relación de la documentación que se adjunta.

• Vídeo con una presentación del proyecto
  
  

3. Revisión administrativa
La documentación se revisa manualmente para comprobar que esté completa y correctamente presentada. En caso de detectar errores o ausencias, se concede un plazo de 10 días para subsanarlos. Finalizado ese plazo, se publica el listado definitivo de proyectos admitidos que se publica en la web municipal y en el tablón de edictos.

Problema: La revisión de la documentación se realiza manualmente por un equipo reducido (alrededor de 5 personas), en base a su expertise. Cada revisión toma aproximadamente 15 minutos por solicitud y se realiza a medida que llegan. Esto hace que en ocasiones se generen cuellos de botella administrativos.

4. Evaluación técnica 

• Filtrado inicial de candidaturas: Una comisión evaluadora analiza los vídeos enviados en las candidaturas, evaluando aspectos como el grado de innovación visible, la claridad expositiva y la viabilidad básica. Mediante debate y contraste con información pública, se realiza un primer filtro cualitativo de las propuestas, seleccionando aquellas que pasarán a la evaluación técnica detallada en la siguiente fase.
  
  

• Filtrado inicial de candidaturas: Una comisión evaluadora analiza los vídeos enviados en las candidaturas, evaluando los siguientes criterios:
• Grado de innovación visible
• Aportación económica de la candidatura
• Claridad y calidad de la memoria
• Alineación con los ejes estratégicos

Se realiza una preclasificación del valor de cada candidatura en función del interés y del factor de innovación observado en el vídeo, lo que permite orientar el debate y priorizar propuestas. Mediante contraste con información pública y discusión entre los miembros de la comisión, se lleva a cabo un primer filtro cualitativo de las propuestas, seleccionando aquellas que pasarán a la evaluación técnica detallada en la siguiente fase.

• Valoración individual: Cada propuesta se evalúa en profundidad por al menos dos personas expertas, en base a unos criterios de valoración que permiten justificar cada puntuación.
  
  

Problema:

• La información presentada es ambigua o poco clara, lo que obliga al equipo a buscar datos adicionales en fuentes públicas.
  
  
• Además, la diversidad de sectores, tecnologías y enfoques hace especialmente difícil discernir con claridad qué se considera innovación y qué no, lo que añade un componente subjetivo y exige una mayor coordinación entre evaluadores.
  
  
• No siempre se documenta de manera estructurada el análisis y las discusiones de la comisión. La falta de un registro claro y accesible de lo debatido y consultado hace que algunas personas evaluadoras vuelvan a realizar búsquedas o contrastes de información ya hechos previamente, generando duplicidad de esfuerzos y pérdida de eficiencia.
  
  

5. Resolución y adjudicación
El jurado revisa las evaluaciones individuales, resuelve discrepancias y establece el orden de puntuación. Se seleccionan las mejores propuestas (aproximadamente entre 12 y 15), a las que se adjudican las subvenciones. Finalmente, se comunican oficialmente los proyectos beneficiarios en un plazo máximo de seis meses desde la finalización del periodo de presentación de solicitudes.

6. Ejecución y seguimiento
Los proyectos seleccionados cuentan con un plazo de 18 meses para su ejecución. El Servicio de Innovación junto con Valencia Innovation Capital (VIC) realiza un seguimiento técnico y económico que incluye revisiones de entregables, reuniones de control y una evaluación final de impacto. El 75% del importe se abona una vez aprobada la resolución de concesión, y el 25% restante una vez aprobada la justificación total.

Problema: El seguimiento y la recopilación de los diferentes datos se hace de forma manual, lo que conlleva tiempo del equipo.

Personas involucradas 

 

• Equipo del Servicio de Innovación y Valencia Innovation Capital (VIC)
  Son responsables de todo el proceso, desde la redacción y publicación de la convocatoria hasta la evaluación técnica y seguimiento de los proyectos.
  
  
• Comisión evaluadora
  Está compuesta por alrededor de 10 personas expertas de diferentes áreas del Ayuntamiento de València. Se encargan de realizar el cribado inicial y posteriormente la evaluación técnica individual de las propuestas. Son quienes asignan las puntuaciones siguiendo criterios establecidos.
  
  
• Entidades solicitantes
  Personas físicas (dadas de alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social, Mutuas o similares); Personas jurídicas que actúen como empresarios o profesionales, empresas emergentes, institutos tecnológicos, entidades sin ánimo de lucro, fundaciones, ONGs, etc; Universidades y centros y equipos de investigación; Sociedades públicas y las entidades vinculadas o dependientes de las Administraciones Públicas, excepto las propias del Ayuntamiento de València
  
  

Herramientas y materiales

 

• Plantillas Excel (R01)
• Formularios PDF con campos estructurados y no estructurados.
• Gestor de expediente PIAE (Plataforma Integrada de Administración Electrónica): Se utiliza para gestionar de forma centralizada cualquier expediente.

A tener en cuenta

 

• Las soluciones presentadas deben cumplir con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y Reglamento UE 2016/679), y a garantizar la correspondiente seguridad, confidencialidad de los datos de carácter personal a los que pudieran tener acceso o fueran sometidos a tratamiento, a resultas de las actividades en el marco de la presente convocatoria.
  

 

Cómo aplicar

• Este reto se tramita mediante un procedimiento de concurso de proyectos regulado por el artículo 183 de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP). La aplicación al concurso de realiza a través del Perfil de Contratante de la Fundación en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP). Allí encontrarás el anuncio oficial, las bases completas y el acceso para registrar tu candidatura de forma electrónica.
  
  
• En este enlace encontrarás información sobre dudas frecuentes en la aplicación a este reto.
  

 

¿A qué accedes?

 

• El premio que recibirá la candidatura ganadora será la posibilidad de realizar un piloto de su solución junto con el Servicio de Innovación del Ayuntamiento de València por un valor de 50.000€ + IVA (60.500€ IVA incluido). El desarrollo del piloto tendrá un plazo máximo de 5 meses y será supervisado por el equipo técnico de la Fundación responsable del concurso.
  
  

Hitos clave

 

• El cierre del proceso de recepción de candidaturas es el 15 de septiembre de 2025.

 

 

IMPORTANTE: para aplicar correctamente a este reto debe hacerse solo a través de esta plataforma: ver link a aplicación oficial