Reto: 

 

¿Cómo podríamos aumentar el número de candidaturas presentadas e incrementar la tasa de éxito en la atracción de congresos para Bilbao, asegurando que cada propuesta esté bien adaptada a los requisitos del evento y alineada con las fortalezas de la ciudad y su ecosistema innovador?

 

 

 

Subretos: 

 

 

• ¿Cómo podríamos generar propuestas personalizadas y competitivas que realmente aporten valor a los organizadores de eventos, reutilizando de forma estratégica el conocimiento ya disponible (como datos de sedes, servicios o materiales) y adaptándolo ágilmente a los requisitos concretos de cada candidatura?

 

• ¿Cómo podríamos automatizar la identificación y evaluación de la información sobre los congresos que representan una oportunidad para Bilbao, analizando las solicitudes de organización (RFPs) e integrando datos coyunturales (económicos, científicos o sociales) que permitan priorizar por impacto?

 

• ¿Cómo podríamos establecer un sistema de vigilancia estratégica continua sobre las líneas de innovación de Euskadi y Bizkaia, que permita identificar nuevas oportunidades de atracción de congresos alineadas con las fortalezas del territorio, con visualizaciones actualizadas regularmente para facilitar la toma de decisiones?
  

 

Contexto

 

Bilbao Convention Bureau trabaja para posicionar a Bilbao y Bizkaia como destinos de referencia para la celebración de congresos internacionales, especialmente aquellos que estén alineados con las prioridades estratégicas del territorio. Para lograrlo, el equipo identifica oportunidades de licitación (RFPs), analiza su encaje con el entorno local y elabora propuestas personalizadas que compiten con otras ciudades europeas.

 

Sin embargo, este proceso es complejo y requiere analizar múltiples factores: quién liderará el congreso en calidad de promotor científico(a), el perfil del congreso, sus requisitos técnicos, las capacidades científicas y sectoriales de la ciudad, y la información logística disponible (sedes, hoteles, accesos, proveedores, etc.). Todo esto se realiza actualmente de forma manual, con el tiempo disponible del equipo como actividad limitante, y con información dispersa que a menudo debe recopilarse desde cero para cada propuesta.

 

Además, en un contexto de creciente competencia entre destinos, es fundamental reforzar la capacidad de anticipación: conocer mejor qué congresos pueden ser una oportunidad y alinear las candidaturas con las verdaderas fortalezas del ecosistema vasco de innovación, tecnología y conocimiento. Esto implica una vigilancia proactiva y estratégica, no solo operativa.

 

 

Objetivos

 

• Ser capaz de generar propuestas personalizadas para congresos estratégicos de forma más ágil y ajustada a las expectativas del decisión maker.
  
  
• Alinear las candidaturas con los sectores económicos, científicos o sociales donde Bilbao y Bizkaia son más fuertes.
  
  
• Incorporar inteligencia de mercado e innovación para priorizar las mejores oportunidades.
  
  
• Facilitar el trabajo del equipo mediante automatización, plantillas dinámicas y generación asistida de contenidos.
  
  
• Consolidar una base de conocimiento viva que permita reutilizar información y mejorar la trazabilidad.
  
  
• Aumentar la tasa de éxito en la captación de eventos y reforzar el posicionamiento internacional de Bilbao.

 

 

 

¿Qué buscamos?

 

 

Una solución tecnológica que permita:

 

• Detectar eventos interesantes de forma anticipada, en función de criterios definidos por el equipo.
  
  
• Tener una visión actualizada de qué temas son prioritarios en el entorno científico y tecnológico de Euskadi, para elegir mejor a qué congresos presentarse.
  
  
• Facilitar la elaboración de propuestas mediante plantillas seleccionables, estandarizadas pero flexibles y escalables, que proporcione sugerencias automáticas y herramientas que ayuden a incorporar datos ya disponibles.
  
  
• Acceder de manera organizada a la información técnica y logística de la ciudad (espacios, transporte, hoteles, materiales de promoción).
  
  
• Organizar y actualizar de forma sencilla el conocimiento técnico y logístico del ecosistema proveedor de servicios (sedes, capacidades, proveedores, materiales gráficos, etc.).
  
  

 

Consideraciones clave

 

 

• La solución debe ser reutilizable, integrable y amigable, sin exigir un alto nivel técnico para su uso diario.

 

• Es importante que se pueda conectar con herramientas que el equipo ya utiliza (como procesadores de texto, hojas de cálculo, sistemas de almacenamiento, etc.).
  
  
• Se valorará positivamente la capacidad de personalización, aprendizaje a partir de históricos y generación automática de contenidos.
  
  
• La propuesta debe respetar principios de interoperabilidad, accesibilidad, sostenibilidad y protección de datos.

 

• Se plantearía un primer escenario de análisis e identificación de oportunidades, atendiendo  a la viabilidad logística y operativa del evento en Bilbao con garantías de éxito y a la construcción de propuestas eficaces y competitivas que lleguen al/a la decisión maker y le influyan de la manera más determinante posible.

 

 

Proceso y fechas clave

 

 

 

La fecha límite para recibir la respuesta a la propuesta es: 04/08/2025 a las 23:59h.

 

• Se comunicarán las startups semifinalistas del 13/10/2025 al 17/10/2025 .
• Se comunicarán las startups finalistas el 30/10/2025.
• Se comunicará la startup ganadora el 20/11/2025.

 

 

El proceso de selección consta de dos fases

 

1. Fase 1: pitches de semifinalistas con la sociedad. Las startups deberán presentar su solución en 10 minutos. Como resultado, se seleccionarán tres startups como finalistas. Tendrán lugar del 27 al 29 de octubre de 2025.

 

2. Fase 2: ronda de entrevistas de finalistas con la sociedad. Las startups deberán profundizar en su propuesta. Tendrán lugar del 17 al 19 de noviembre de 2025.

 

 

A qué accedes

 

Startup ganadora

 

• Piloto remunerado con un máximo de 15.000 euros. El piloto para implementar la solución ganadora comenzará en Enero de 2026  y tendrá una duración de 6 meses.

Términos y condiciones

 

Revisa aquí los términos y condiciones de la convocatoria en las que se establece una limitación a empresas "de no más de 8 años".