Registro de participantes

Saber, decidir y mejorar 

Reto:

¿Cómo podemos sistematizar el registro de participantes en actividades de los museos y visitas guiadas?

Subretos:

• ¿Cómo obtener los datos cuantitativos y cualitativos de los usuarios que se inscriben en visitas guiadas y actividades?
• ¿Cómo podríamos recoger feedback de todos los participantes una vez realizadas las actividades?
• ¿Cómo conseguir que la sistematización de los registros mejore la programación de actividades y el enfoque de las visitas guiadas?

Contexto:

Actualmente, las visitas individuales a los museos municipales se realizan por libre, sin necesidad de obtener la entrada con antelación y de forma gratuita, pero la situación de las visitas guiadas y las actividades es distinta. Cada museo publica en su web información sobre las mismas y las personas pueden apuntarse a través de un formulario.

Sin embargo, este proceso no es óptimo, ya que por un lado se genera un documento Excel —con los datos de las personas inscritas— al que no todo el área tiene acceso y, por otro lado, a los gestores del Ayuntamiento les llega un correo electrónico con los datos de cada persona, que acaban descargando en un PDF y completando manualmente en el Excel.

Esto supone un exceso de trabajo manual y una pérdida de tiempo para los trabajadores municipales, así como la ausencia de una base de datos unificada donde se recoja toda la información de cada persona que participa en las visitas o actividades. De la misma forma, esto implica que no se innova o se incorporan nuevos servicios porque no se sabe qué necesitan los participantes o qué podría interesarles.

¿Cómo podríamos unificar y agilizar el registro de los usuarios en las visitas guiadas y en las actividades para saber quién viene, qué le parece y cómo mejorar?

Objetivos:

Buscamos soluciones que al menos cumplan uno de estos objetivos:

• Mejorar la experiencia de los participantes en estas modalidades que suponen un servicio extra más allá de la visita individual al museo.
• Mejorar la experiencia de los guías de las visitas (municipales, voluntarios y privados) y los técnicos de las actividades, al ofrecerles información más precisa para enfocar su labor.
• Ampliar, ajustar o diversificar la programación de actividades para que se adecúe mejor a las necesidades y deseos de los participantes.
• Ahorrar tiempo y recursos físicos al mejorar la eficiencia. 

Qué buscamos: 

• Una herramienta que permita obtener datos demográficos de los usuarios, así como número de servicios solicitados, valoraciones de la experiencia, etc.
• Una solución que no implique tareas adicionales para el personal del área.
• Una respuesta que permita la coordinación entre museos, la adaptación de la interfaz y el mantenimiento de la solución.
• Una solución que respete la normativa de protección de datos, también para fomentar que los usuarios estén dispuestos a ofrecer esa información.

A qué accedes: 

Si eres una de las 5 startups pre-seleccionadas, tendrás oportunidad reunirte con el Ayuntamiento de Madrid para contarle detalles de tu solución propuesta, además de participar en el Bootcamp Govtech de 5 sesiones de formación de 45 minutos cada una, con el que podrás prepararte para trabajar con las instituciones públicas, entender el mercado de la contratación pública y garantizar la competitividad en las licitaciones.

La fecha límite para recibir la respuesta a la propuesta es: el 7 de junio de 2024.