GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

¿Cómo podríamos fomentar una cultura de conocimiento y trabajo compartido que ayude en el proceso de definición de procedimientos y protocolos dentro del área de Deportes del Ayuntamiento de Alcorcón?

SUBRETOS:

• ¿Cómo podríamos ayudar al área de Deportes a registrar y actualizar todo el conocimiento interno que se va generando por los diferentes departamentos del Ayuntamiento de forma constante y colaborativa?
• ¿Cómo podríamos automatizar la creación de manuales y guías sobre los procedimientos y protocolos del área?
• ¿Cómo podríamos facilitar la búsqueda de ayuda y consulta de procedimientos, adaptándose a las necesidades de sus equipos?

CONTEXTO:

Alcorcón es uno de los municipios de mayor tamaño y población de la Comunidad de Madrid. De sus 175.000 habitantes, la proporción de deportistas y usuarios de los servicios municipales de Deporte es mucho mayor que en otros municipios —aproximadamente, unas 17.000 personas utilizan las instalaciones cada semana—. 

Esta realidad genera una cantidad de papeleo y gestiones administrativas en el área de Deportes, que actualmente desborda al personal dedicado. Además, el hecho de que el conocimiento sobre cada uno de esos procedimientos no sea común —sino que muchas veces esté asignado a una persona concreta— y de que los cambios normativos y requisitos de esos procedimientos se hayan incrementado en los últimos años, dificulta aún más la realización eficaz de todas estas tareas. Un desafío que comparten, además, con el personal de administración y mantenimiento de otras concejalías del Ayuntamiento. 

Si bien ha habido intentos de solucionar esta situación, como las “guías” de Deportes con instrucciones para gestionar subvenciones, la realidad es que se quedaban en iniciativas a nivel personal o de equipo, pero no se extendían a otros departamentos. Por otro lado, quedaban rápidamente desactualizadas ante cualquier cambio normativo o nuevo requisito para poder completar el trámite. Es aquí donde la tecnología podría desempeñar un papel crucial. ¿Se podría implementar un sistema que facilite la estandarización y compartición de conocimiento sobre los procesos y protocolos?, ¿Cómo podemos ayudar a los equipos a gestionar y automatizar los procesos internos?

OBJETIVOS:

Buscamos soluciones que al menos cumplan uno de estos objetivos:

• Empoderar a los trabajadores del Ayuntamiento para que realicen los procedimientos con confianza y seguridad.
• Aumentar la productividad y la eficacia en el desarrollo (definición y ejecución) de procedimientos.
• Permitir una mejor actualización y vigencia de los procedimientos y protocolos generados.
• Evitar ambigüedades y retrasos innecesarios en el servicio a usuarios (ciudadanos, proveedores, clubes deportivos…).

QUÉ BUSCAMOS:

• Propuesta de valor clara y relevante para el reto.
• Solución tecnológica con tracción en el mercado.
• Facilidad para la implementación y adopción por las áreas implicadas (corta curva de aprendizaje).
• Solución interoperable con otras herramientas del Ayuntamiento y que pueda ser pilotada en cuatro meses.

A QUÉ ACCEDES:

Piloto remunerado con un máximo de 15.000 euros, que se desarrollará en un tiempo límite de 4 meses, con el Ayuntamiento de Alcorcón. El piloto podrá cubrir la totalidad o parcialmente los objetivos dispuestos en este reto, en función del tipo de solución.