Contenidos automatizados

Reto

¿Cómo podríamos escalar la comunicación de VIC automatizando contenidos, activando aliados del ecosistema y midiendo el impacto de forma integrada, sin aumentar la carga del equipo?

Subretos
*No es necesario dar respuesta a los 4 subretos

1. ¿Cómo podríamos producir, adaptar y personalizar contenidos de forma automatizada y reutilizable para múltiples públicos y canales, sin aumentar la carga del equipo de comunicación?
   
   
2. ¿Cómo podríamos identificar y segmentar aliados estratégicos que amplifiquen las comunicaciones de VIC, facilitándoles el acceso a contenidos personalizados y relevantes según su perfil?
   
   
3. ¿Cómo podríamos integrar todas las métricas relevantes en una sola herramienta que permita entender qué funciona, en qué canal, para qué público y por qué, facilitando así el aprendizaje y la mejora continua?

Contexto

Valencia Innovation Capital (VIC) es una estrategia impulsada por la Concejalía de Innovación del Ayuntamiento de Valencia. Busca articular el ecosistema local de innovación formado por ciudadanía, universidades, centros de investigación, startups, empresas y administración para convertir la ciudad en un referente internacional en transformación tecnológica y sostenible.

La comunicación en este marco no solo es informativa: es una herramienta para visibilizar el impacto de la innovación, fortalecer la legitimidad institucional y activar a la ciudadanía como agente de cambio.

Para organizar y orientar sus mensajes, el equipo de VIC cuenta con distintos canales,  cuyo uso y autonomía varía:

• Canales tradicionales: Notas de prensa, campañas institucionales o apariciones en medios. Estos canales están pautados y gestionados por el gabinete de prensa del Ayuntamiento, que también define la agenda. El equipo de VIC no tiene control directo sobre estos canales.
  
  
• Canales propios y operativos: Redes sociales (Instagram, Facebook, LinkedIn, X), mailing, cartelería en eventos y espacios públicos. Son gestionados directamente por el equipo de VIC, lo que permite mayor flexibilidad. Sin embargo, el equipo quiere maximizar su alcance y automatizar la producción y adaptación de contenido que, actualmente, se realiza de forma manual para distintos perfiles, suponiendo una carga operativa significativa.

Cada canal cuenta con tres perfiles que responden a objetivos diferenciados según el público al que van dirigido: 

• Ecosystem (@VLCIEcosystem)
  Público: startups, hubs, universidades, centros tecnológicos, corporates e inversores.
  Objetivo: activar su participación en programas, convocatorias, eventos y oportunidades de innovación.
  
  
• Lab (@vlcilab)
  Público: personal técnico de administraciones públicas, organismos europeos y regionales.
  Objetivo: visibilizar proyectos impulsados por VIC en áreas como sostenibilidad, IA, turismo, diversidad, bienestar, smart cities, gaming o govtech.
  
  
• Institucional (@VLCInnovation)
  Público: ciudadanía general interesada en innovación, sostenibilidad o participación cívica.
  Objetivo: fomentar una cultura ciudadana de innovación y reforzar el vínculo con el impacto social de VIC.

Aunque la segmentación está recogida en el CRM, todavía no está completamente integrada en los flujos de publicación ni automatizada, lo que abre una ventana de oportunidad para evolucionar hacia una comunicación más personalizada, eficiente y basada en datos.

Problemas identificados

En un contexto de creciente diversidad de proyectos, públicos y oportunidades comunicativas, el equipo está explorando formas de optimizar su estrategia y sus procesos, con especial interés en herramientas digitales que permitan escalar la producción, adaptar contenidos con agilidad y facilitar una evaluación integrada del impacto.

A lo largo del ciclo comunicativo se han identificado varias áreas de mejora, que ofrecen oportunidades para innovar, automatizar tareas repetitivas y facilitar el trabajo colaborativo con otros equipos y aliados del ecosistema.

Cada semana, el equipo de comunicación de VIC identifica qué hitos, proyectos o actividades son comunicables y planifica a dos semanas vista. Este proceso implica validar la información con responsables técnicos o políticos, recopilar materiales gráficos o documentales y planificar su difusión en función del calendario institucional.

Una de las principales vías de entrada de esta información es el formulario de solicitud de espacios y planificación de salas, en el que se incluye un campo para indicar si el evento requiere apoyo comunicativo. Una vez determinado qué se va a comunicar, se define el objetivo del mensaje (visibilidad, reputación, participación, etc.) y a qué perfil va dirigido (Ciudadanía, ecosistema innovador, Ayuntamiento y Comunidad Valenciana).

Una vez definidos los mensajes y públicos objetivos, el equipo de comunicación de VIC se encarga de producir las piezas necesarias para su difusión: textos, imágenes, vídeos, presentaciones, kits informativos, etc. 

El equipo adapta el contenido a cada canal, perfil y a los requisitos específicos de cada soporte: redes sociales, mailing, cartelería o web. Este trabajo garantiza la calidad y consistencia de los mensajes, pero representa un esfuerzo significativo, especialmente cuando se realiza de forma artesanal para cada caso.

Explorar mecanismos de automatización, uso de plantillas reutilizables o bancos de contenidos modulares podría liberar tiempo, aumentar la capacidad de respuesta y fomentar la experimentación con nuevos lenguajes y formatos.

Una vez producidos los contenidos, el equipo de comunicación los difunde a través de los canales propios de VIC: redes sociales (Instagram, Facebook, LinkedIn, X), página web, boletines y cartelería en eventos o espacios públicos.

Los canales propios de VIC han experimentado un crecimiento y diversificación significativa. Además, existe un interés creciente por establecer alianzas estratégicas con actores del ecosistema que puedan amplificar los mensajes de VIC desde sus propios canales.

Si bien estas colaboraciones ya se están dando de forma puntual, se ve como una oportunidad el poder ampliarlas y darles un marco más sistemático. Actualmente, este proceso se lleva a cabo de forma manual y personalizada, lo que implica una dedicación significativa y limita su escalabilidad. 

Contar con una base de aliados estructurada, segmentada y conectada con los flujos de difusión permitiría activar estas colaboraciones de manera más ágil, multiplicando el impacto sin aumentar la carga del equipo.

El seguimiento y la evaluación de los contenidos difundidos es una parte esencial para entender qué está funcionando, generar aprendizajes y reforzar la toma de decisiones estratégicas en comunicación. También es clave para visibilizar los resultados ante responsables institucionales y cumplir con los requisitos de programas europeos o colaboraciones estratégicas.

Hoy en día, el equipo recoge datos desde distintas herramientas que permiten observar indicadores relevantes. Sin embargo, dado el volumen de iniciativas y la carga operativa del día a día, no siempre es posible sistematizar este análisis de forma continua ni profundizar en la interpretación de los datos.

El hecho de que las herramientas actuales no estén integradas añade complejidad al proceso y exige tareas manuales que no siempre pueden priorizarse. Como resultado, en el último año el seguimiento detallado ha quedado en segundo plano frente a otras urgencias operativas.

Esta situación abre una ventana de oportunidad para explorar soluciones que faciliten una evaluación más integrada, accesible y automatizada.

Contar con una herramienta que centralice métricas clave, permita vincular resultados con campañas concretas y visualice qué tipo de mensajes funcionan mejor según canal, formato o público, contribuiría a fortalecer el impacto comunicativo de VIC sin incrementar la carga del equipo.
 

Personas involucradas

• Equipo de Comunicación de VIC
  Responsable de planificar, generar y adaptar los contenidos de la estrategia. Es el núcleo operativo de todo el proceso comunicativo, y el principal destinatario de las soluciones propuestas. Su reto principal es reducir la carga manual de trabajo, mantener la coherencia institucional y aumentar el impacto sin perder agilidad ni capacidad de respuesta.
• Equipo técnico de proyectos (VIC)
  Cada proyecto impulsado por VIC cuenta con una persona técnica responsable de su ejecución, que actúa como fuente clave de información comunicable. Actualmente no existe un proceso estructurado para canalizar esa información de forma eficiente y temprana hacia el área de comunicación, lo que genera cuellos de botella en la planificación.
• Partners del ecosistema VIC
  Startups, universidades, hubs, corporates o medios especializados que ya colaboran con VIC o forman parte del ecosistema. Tienen potencial para actuar como amplificadores de los mensajes, pero no están sistemáticamente activados ni clasificados por afinidad o canal. Se necesita una solución que facilite su segmentación, colaboración y movilización.
  
  
• Ciudadanía activa
  No solo es público receptor, sino también potencial agente difusor y co-creador. Con los formatos adecuados (accesibles, participativos, visuales) puede contribuir a la legitimidad y viralidad del mensaje institucional, actuando como embajadora de la innovación en Valencia.
  
  
• Gabinete de prensa del Ayuntamiento
  Gestiona los canales tradicionales como prensa y campañas institucionales. Aunque no es parte del equipo de VIC, condiciona el calendario y los márgenes de maniobra sobre ciertos canales, por lo que debe ser tenido en cuenta en cualquier estrategia global.

Herramientas y materiales

• Metricool: Utilizada para la planificación y seguimiento básico de publicaciones en redes sociales. Permite calendarizar contenidos y consultar estadísticas generales.
  
  
• Mailchimp: Herramienta empleada para diseñar newsletters de forma visual e intuitiva. El envío, sin embargo, se realiza desde el CRM.
  
  
• CRM de Las Naves
  Contiene una base de contactos segmentada por perfiles estratégicos (Ecosystem, Lab, Ciudadanía). Aunque ofrece un punto de partida valioso para la personalización de mensajes, actualmente no está conectado con otras herramientas.
  
  
• Suite Microsoft (OneDrive, Teams, etc.)
  Espacio común de trabajo utilizado para almacenar y compartir materiales, plantillas, kits de contenido y documentos estratégicos del área de comunicación.
  
  
• Presentación interna máster
  Documento base que actúa como repositorio estructurado de mensajes clave. Se reutiliza y adapta para múltiples finalidades, como convocatorias, dossieres o briefings, favoreciendo la coherencia narrativa.
  
  
• Formularios y Excel
  Utilizados de manera puntual para recoger datos, solicitudes o realizar segmentaciones manuales. Aunque cumplen su función, su uso no está sistematizado ni vinculado a herramientas de análisis o automatización.
  
  
• Eventbrite
  Plataforma empleada para la gestión de inscripciones en eventos. Los datos recopilados se utilizan para nutrir el CRM. 

Algunas consideraciones clave

Las soluciones presentadas deben cumplir con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y Reglamento UE 2016/679), y a garantizar la correspondiente seguridad, confidencialidad de los datos de carácter personal a los que pudieran tener acceso o fueran sometidos a tratamiento, a resultas de las actividades en el marco de la presente convocatoria.

¿A qué accedes?

• 50.000 euros para desarrollar un piloto govtech durante 5 meses, desde mediados de septiembre hasta mediados de febrero aproximadamente.
• Visibilidad institucional y acompañamiento del equipo público responsable del reto.
• Posibilidad de validar tu solución en entorno real y generar un caso de uso público replicable y escalable.
  
  

Hitos clave

• Hasta el 7 de julio a las 23:59 → envío de candidaturas.

• 17 de julio → reunión online con las 5 startups preseleccionadas para presentar tu propuesta ante el equipo público.

• Mediados de septiembre → comienzo del piloto.

• Mediados de febrero → cierre del piloto y entrega de resultados.